EFFIZIENZOPTIMIERUNG IN DER AUTOMATISIERTEN GEWEBEINFILTRATION, UM KOSTEN ZU SENKEN
Das kosteneffiziente Management eines großen Pathologielabors bei gleichzeitiger Erfüllung von Qualitätsanforderungen, wie sie an ein überregional anerkanntes medizinisches Zentrum gestellt werden, ist für die Klinikverwaltung immer ein schwieriger Balanceakt. Während der Evaluierung der Betriebseffizienz des Labors durch Leica Biosystems' Team für Lösungsfindung und Prozessoptimierung konnten Möglichkeiten identifiziert werden, den Wartungsaufwand der Geräte um 72 % zu reduzieren, bis zu 50 % der Reagenzienkosten einzusparen und die Stellfläche im Labor um 55 % besser zu nutzen.
Das Team für Lösungsfindung und Prozessoptimierung von Leica Biosystems hat sich mit einem großen akademisch-medizinischen Zentrum zusammengetan, um zu untersuchen, wie sich die Nutzung der Gerätetechnik im Pathologielabor optimieren lässt, um die Effizienz zu steigern und gleichzeitig Geld zu sparen. In dieser Klinik strebte man nach einer Verkürzung der Bearbeitungszeiten und einer Kostensenkung im Bereich der Routinehistologie, und man wollte wissen, inwiefern dies durch eine Verbesserung der Ausstattung erreicht werden könne. Nach Überprüfung der aktuellen Praktiken und Durchführung einer Kapazitätsanalyse wurden sogenannte Leistungskennzahlen oder KPI (aus dem Englischen für key performance indicators) definiert, die zur betrieblichen Effizienz des Labors beitragen. Auf deren Basis konnte das Team für Lösungsfindung und Prozessoptimierung dann eine maßgeschneiderte Lösung präsentieren.
Entsprechend der vor Ort erfassten Gegebenheiten wurden im Labor 18 Gewebeinfiltrationsautomaten mit einzelner Retorte genutzt, die von ganz unterschiedlichen Herstellern stammten. Daraus ergaben sich eine nicht standardisierte Einarbeitung, eine suboptimale Auslastung der Geräte und Variabilität in den täglichen Prozessen, was das Risiko von Fehlern wesentlich erhöhte. Darüber hinaus stellte die Komplexität des Reagenzienmanagements für 18 teils unterschiedliche Gewebeinfiltrationsautomaten mit ihrem enormen Gesamtverbrauch eine ungemeine Herausforderung dar. Der tägliche Reagenzienwechsel an mehreren Gewebeinfiltrationsautomaten hatte sich deshalb zu einer zeit- und kostenintensiven Aufgabe entwickelt. Es wurde geschätzt, dass jede Woche etwa ein Drittel aller Reagenzien rotiert und ein weiteres Drittel ausgetauscht werden musste. Daraus ergab sich ein wöchentlicher Reagenzienverbrauch von mindestens 170 Liter Alkohol (6 Automaten × jeweils 6 Alkohole + 9 zusätzliche Alkohole pro Rotation) und 90,8 Liter Xylol (6 Automaten × jeweils 4 Xylole). Unter Berücksichtigung der Preisliste eines führenden Anbieters für Laborreagenzien kann man die genannten Mengen in Pfund umrechnen. So kommt man auf £6.559,60, die Monat für Monat in die 18 Infiltrationsautomaten investiert werden mussten.
Was den wöchentlichen Zeitaufwand zur Erhaltung der Betriebsbereitschaft der Geräte betrifft, so beanspruchten Reagenzienwechsel, Reinigungs- und Wartungsarbeiten durchschnittlich 30 Minuten pro Infiltrationsautomat. In der Summe waren das 30 Minuten × 6 Gewebeinfiltrationsautomaten = 3 Stunden an 3 Tagen die Woche, 9 Stunden insgesamt. Aufs Jahr hochgerechnet 468 Stunden oder nahezu eine Viertelstelle (23 %) eines Technikers – allein für die Wartung der Infiltrationsautomaten.
Leica Biosystems‘ Alternativvorschlag basierte auf der Zwei-Retorten-Technologie und dem Einsatz von Software zum Reagenzienmanagement. Damit ließ sich die Anzahl der Infiltrationsautomaten von 18 mit einzelner Retorte auf fünf mit doppelter Retorte reduzieren, was zunächst einmal viel Platz sparte. Selbst bei Annahme eines optimierten Reagenzienwechsels im alten Modell konnte die Zeit, die zur Instandhaltung der Gewebeinfiltrationsautomaten aufgewendet werden musste, erheblich verkürzt werden: Es waren nur noch 5 Automaten zu warten, für wöchentlich jeweils 30 Minuten. Das macht 2,5 Stunden in der Woche und 130 Stunden im Jahr. Dies bedeutet eine Reduzierung des Zeitaufwands für die Gerätewartung um 72 %.
Was die Stellfläche betrifft, steht außer Frage, dass fünf Gewebeinfiltrationsautomaten in Standardgröße weniger Platz einnehmen als 18. In der Summe hatten 18 Automaten insgesamt 7,06 m² Stellfläche eingenommen, während für fünf Geräte mit Zwei-Retorten-Technologie 3,15 m² genügten.
Vergleichende Analyse des Zeit-, Platz- und Kostenaufwands:
| Bisheriges System | Zwei-Retorten-System | Prozentualer Unterschied | |
| Arbeitszeit Techniker | 468 Stunden/Jahr | 130 Stunden/Jahr | -72 % |
| Platzbedarf | 7,06 m² | 3,15 m² | -55 % |
| Reagenzienkosten* | £6.559,60 | £3.321,95 | -49 % |
Das Fachwissen der Experten in Leica Biosystems‘ Team für Lösungsfindung und Prozessoptimierung erlaubt ein umfassendes Verständnis von Arbeitsabläufen, einschließlich der Wartung von Gewebeinfiltrationsautomaten, sowie die gezielte Datenanalyse und Definition von Leistungskennzahlen. Damit kann Laborleitern und Klinikverwaltung geholfen werden, ihre eigenen Prozesse besser zu verstehen und zu erkennen, wie sich Lösungen integrieren lassen, die Qualität und Effizienz steigern.
*Preise laut www.sigmaaldrich.com; Xylole: Produktnummer 214736-1L, £24,50. Reagenzienalkohol: Produktnummer 362808-1L, £25,50
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